(Được tạo bởi Quản trị viên 2 - 14-10-2016)

Để tránh sai lầm tốn kém, các chủ doanh nghiệp nên xem xét những hướng dẫn này khi gửi sản phẩm của mình đến cho khách hàng.

Có thể nói chuyển phát hàng là một trong những hoạt động phức tạp nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào. Không lên kế hoạch hay hoạch định tồi có thể khiến chủ doanh nghiệp phải gánh chịu chi phí quá cao, và thua lỗ nếu công ty không thể tiến hành giao hàng phù hợp và hiệu quả về mặt chi phí cho khách hàng.

Đối với các doanh nghiệp không thường xuyên phải gửi các lô hàng lớn cùng lúc hoặc không có khả năng thuê một nhà cung cấp hậu cần để quản lý các dịch vụ vận chuyển của mình, cần phát triển một bộ hướng dẫn chi tiết.

Quản lý hiệu quả các chi phí vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp nhỏ, theo hãng tư vấn các hoạt động chuỗi cung ứng và phân phối Tompkins Associates dựa theo kinh nghiệm hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ. Mỗi đô la tiết kiệm trong khâu vận chuyển sẽ giúp nâng cao thành quả tài chính của doanh nghiệp.

Các chủ doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố dưới đây trước khi vận chuyển sản phẩm của mình đến cho khách hàng:

Khớp các yêu cầu giao hàng và chi phí cho các lô hàng thông thường

Một khi bạn đã chọn một nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển - như UPS, FedEx, DHL hoặc bưu điện – hãy làm việc với chuyên gia phụ trách doanh nghiệp nhỏ của họ để khớp các chi phí và dịch vụ của nhà vận chuyển với các yêu cầu giao hàng chung cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng. Theo Tompkins Associates, các doanh nghiệp không làm việc với nhà vận chuyển của họ để vạch ra các tiêu chuẩn giao hàng có thể phải chi cao hơn 40% so với những doanh nghiệp có làm việc với đối tác chuyển phát hàng.

Một yếu tố phải thảo luận với chuyên gia này là khi nào phải vận chuyển hàng bằng đường hàng không hay đường bộ. Hãy xem xét kỹ biểu cước phí của hãng vận chuyển và so sánh giá cả. Bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu chi phí bằng cách sử dụng dịch vụ đường bộ so với dịch vụ hàng không phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển, trọng lượng và kích thước của các gói hàng và giá trị của nó, theo ông Anthony Pagano, Giám đốc Trung tâm Quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần tại Đại học Illinois.

Ông Pagano cũng khuyến cáo rằng các chủ doanh nghiệp lập nên các nguyên tắc để nhân viên của mình biết khi nào phải thực hiện đơn đặt hàng và tránh phải trả lệ phí chuyển phát nhanh cao hơn.

Thiết lập chính sách chi phí vận chuyển

Hãy cho khách hàng biết khi nào họ sẽ phải thanh toán phí vận chuyển và khi nào thì doanh nghiệp của bạn sẽ gánh chi phí đó. Ví dụ, dịch vụ chuyển phát trong vòng ba ngày có thể là mức dịch vụ tiêu chuẩn do công ty thanh toán, và bất kỳ dịch vụ cao cấp nào khác - chẳng hạn như chuyển phát nhanh hoặc chuyển phát trong vòng hai ngày – sẽ được khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ phí. Một khi chính sách này được thiết lập, hãy thông báo cho đội ngũ nhân viên bán hàng và dịch vụ khách hàng của bạn, vì họ thường xuyên giao dịch trực tiếp với khách hàng.

Sử dụng dụng cụ cân đo bưu kiện

Dụng cụ cân đo bưu kiện là một thiết bị cầm tay có trang bị cân đo lường trọng lượng các kiện hàng, tính toán chính xác cước bưu chính và in nhãn vận chuyển. Dụng cụ này có thể giúp những người chuyển phát không phải ước đoán trọng lượng của một gói hàng và mua thêm cước bổ sung "chỉ để an toàn". Việc sử dụng dụng cụ cân đo bưu kiện có thể giúp tránh được sự cố quá cước và dễ dàng xử lý hơn cho hãng vận chuyển.

Biết khi nào cần hợp nhất hàng

Khi gửi các lô hàng có trọng lượng từ 75kg đến 10 tấn (thường được gọi là LTL), hãy làm việc hãng dịch vụ chuyển hàng về việc kết hợp hàng hóa của bạn với các lô hàng khác để đủ tải.

Cước phí bốc hàng LTL hoặc ít hơn 1 container thường cao hơn nhiều so với cước phí đủ tải trọng hoặc đầy container. Các lô hàng LTL phải đưa đến bến xe tải để (hãng vận chuyển) hợp nhất cho đầy tải trọng chuyến hàng. Nếu doanh nghiệp nhỏ có một lô hàng đủ tải trọng, hãng vận chuyển có thể kéo thẳng đến bến bãi của công ty, bốc hàng lên xe và đi ngay, giúp tiết kiệm được thời gian.

Theo dõi hiệu suất hãng vận chuyển

Hãy yêu cầu hãng chuyển phát hàng của bạn duy trì một phiếu đánh giá để theo dõi dịch vụ và chi phí. Các yếu tố dịch vụ có thể bao gồm thu gom hàng, giao hàng, trả lời các yêu cầu dịch vụ khách hàng của người gửi hàng, truy cập dữ liệu trực tuyến, tính chính xác của dữ liệu, việc đáp ứng thời gian hẹn tiếp nhận hàng hoặc giao hàng và đáp ứng được thời gian quá cảnh theo thỏa thuận (từ thời điểm tiếp nhận nhận để thời điểm giao hàng).

Các yếu tố chi phí thường bao gồm chuẩn mực theo trọng lượng hoặc khoảng cách, chi phí theo cấp độ dịch vụ (ví dụ dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc tiêu chuẩn), các lệ phí không cần thiết như xử lý đặc biệt hoặc đáp ứng thời hạn giao hàng cụ thể.

Hãy thảo luận với hãng chuyển phát hàng của bạn để xác định và giải quyết các sai sót hay không đạt yêu cầu về dịch vụ hoặc chi phí.

Điều quan trọng là các chủ hàng không nên chỉ dựa trên các dữ liệu của hãng chuyển phát, hãy thăm dò ý kiến khách hàng hoặc các nhà bán hàng - những đối tượng đang nhận các lô hàng của bạn.

Nói cách khác, các phương pháp chuyển phát tốt sẽ đem lại kết quả là chi phí thấp hơn và làm khách hàng hài lòng.

Phòng thông tin – ITPC