(Được tạo bởi Quản trị viên 2 - 01-01-2016)

Quan hệ công chúng, hay giao tiếp cộng đồng (Public Relations, viết tắt là PR) là việc một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình. Các hoạt động quan hệ công chúng bao gồm các việc quảng bá thành công, giảm nhẹ ảnh hưởng của các thất bại, công bố các thay đổi, và nhiều hoạt động khác.

Quan hệ công chúng bao gồm sự quản lý những vấn đề hay sự kiện mà tổ chức cần phải nắm được dư luận của quần chúng và có trách nhiệm thông tin cho họ.

Hơn thế nữa, PR còn là một trong những công cụ hỗ trợ bán hàng hữu hiệu đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Những người muốn tạo ra một tầm ảnh hưởng nhất định của mình đối với những đối tượng nhất định.

Tuỳ vào mục đích của mình và đối tượng mà mình muốn tác động, các tổ chức hoặc cá nhân này sẽ có những cách thức và hình thức tiếp cận khác nhau: có thể tích cực tham gia vào các hoạt động xã hội như các hoạt động từ thiện, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng do các tổ chức hoạt động nhằm mục đích xã hội tổ chức nhằm tạo ra hình ảnh một tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm với công đồng; hoặc cũng có thể tham gia dưới hình thức một nhà tài trợ mạnh tay luôn thấy xuất hiện hình ảnh trong các chương trình có quy mô lớn như các cuộc thi hoa hậu, các hội chợ triển lãm tầm cỡ...

Tất cả những hình thức đó nhằm tạo ra một hình ảnh đẹp, nổi bật và rộng khắp về bản thân tổ chức hoặc cá nhân với mong muốn thông qua những hình ảnh được đánh bóng đó, công chúng sẽ trở nên gần gũi và dành nhiều thiện cảm, quan tâm hơn tới họ.

Có thể hiểu nôm na, PR là tạo các mối liên hệ ảnh hưởng đối với môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp đặc biệt là đối với công chúng.

Công chúng bao gồm các tầng lớp nhân dân sinh sống trong xã hội, như là các fan hâm mộ, cổ động viên bóng đá ... Công chúng theo nghĩa đối tượng trong tầm ảnh hưởng đến doanh nghiệp:

• Khách hàng hiện tại và tiềm năng (ví dụ: người uống Pepsi)
• Cơ quan truyền thông báo chí (Đài truyền hình, báo viết, đài phát thanh, báo điện tử, các mạng xã hội ...)
• Chính quyền (chính phủ, UBND tỉnh - quận, huyện, sở - bộ,...)
• Dân chúng trong khu vực
• Các đoàn thể (công đoàn, đảng, đoàn,...)
• Hội bảo vệ người tiêu dùng,...
• Cổ đông của doanh nghiệp
• Cán bộ - Nhân viên doanh nghiệp

Quan hệ công chúng là các hoạt động nhằm:

• Tiếp xúc (họp báo, hội nghị khách hàng)
• Lắng nghe (khách hàng nói về sản phẩm)
• Trao đổi, truyền đạt (về ảnh hưởng sản phẩm với người tiêu dùng,...)
• Tạo lập hình ảnh và ấn tượng (tài trợ học bổng cho sinh viên, tổ chức cuộc thi cúp truyền hình,...)

Các hoạt động hướng về công chúng được doanh nghiệp qui họach theo từng thời điểm, có thể rộng hay hẹp với các đối tượng.

Thông thường các doanh nghiệp nhỏ và vừa  Việt Nam chỉ mới quan niệm hoạt động đối ngoại chỉ gồm: B2C – Business to Consumer (quan hệ giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng, B2B – Business to Business (quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau) và ít chú ý nhiều đến hoạt động B2G – Business to Government (gồm các cơ quan chính phủ kể cả trong và ngoài nước, chính quyền các tỉnh thành, quan hệ công chúng, với các cơ quan truyền thông và các tổ chức xã hội…).

Để thực hiện thành công công tác PR này, các doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điểm mấu chốt sau:

- Người làm công tác đối ngoại chuyên nghiệp phải toàn tâm, tận lực cho công việc. Không ai hoàn hảo và biết hết mọi điều. Vì vậy phải vừa làm vừa học hỏi ở những người hiểu biết hơn.

- Khi làm việc, người làm công tác đối ngoại phải biết đặc thù của mỗi cơ quan tổ chức, doanh nghiệp mà mình muốn thiết lập quan hệ. Với các cơ quan chính phủ của Việt Nam cũng khác với các cơ quan chính phủ của nước ngoài, các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước cũng phải có cách tiếp cận khác nhau.

- Hiểu biết là điều tiên quyết để làm đối ngoại tốt. Không chỉ hiểu biết về tình hình kinh tế mà còn cần am hiểu các vấn đề chính trị, thời cuộc văn hóa xã hội. Thậm chí người làm đối ngoại còn cần biết một vài kỹ năng chơi để tham dự trọn vẹn các cuộc vui cho đối tác thấy sự nhiệt thành của mình.

- Ngoại giao kinh tế và ngoại giao đời thường luôn phải song hành. Muốn kết nối thành công phải thật khéo léo. Khi mình xuất hiện ở đâu phải làm sao cho sự xuất hiện đó thật sự tự nhiên, bằng nhiều con đường khác nhau: có khi là chính thức (công văn, email…), có khi bằng mối quan hệ xã hội thông qua các buổi giao lưu, hữu nghị thể thao, văn hóa …, tham dự các đám hiếu hỉ, thăm hỏi người ốm tại bệnh viện…, tất cả những việc này không dễ sắp đặt, nhưng phải làm sao để sự sắp đặt đó diễn ra một cách tự nhiên nhất.

- Nhiều người cho rằng để làm tốt công tác đối ngoại thì cần thật nhiều chi phí, nhưng như thế thì các doanh nghiệp nhỏ khó kham nổi. Thật ra có những việc không phải có tiền là làm được, và cũng có những việc tốn tiền mà không thể làm được gì khi doanh nghiệp thiếu kỹ năng. Kinh nghiệm cho thấy làm đối ngoại thường tốn công hơn tốn của. Nếu làm khéo thì không những tốn ít tiền mà còn có hiệu quả cao nhờ xây dựng được những mối quan hệ bền chặt, dài lâu.

- Có người cũng cho rằng người làm đối ngoại thường khoa trương, hay vẽ vời nói không thành có và có phép biến hóa chuyện có thành không. Quan niệm này thật sai lầm vì nguyên tắc cốt lõi của làm đối ngoại là chân thành và không được nói dối. Có thể không nói gì hết, nhưng không bao giờ được nói dối vì khi đối tác, khách hàng biết mình nói dối họ sẽ mất lòng tin. Lúc đó những nỗ lực xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp cũng như bản thân người làm đối ngoại sẽ tan thành mây khói. Muốn vậy người làm đối ngoại cho doanh nghiệp phải có kiến thức, có nhiều thông tin chính xác và biết cách xử lý thông tin kịp thời để có thể thuyết phục và tạo sự tin cậy, yên tậm, thân thiện với những người mà doanh nghiệp mình mong muốn có mối quan hệ tốt.

- Và điều không kém quan trọng là phải luôn bảo vệ hình ảnh của cá nhân cũng như của doanh nghiệp mà mình làm đại diện. Nếu để hình ảnh của mình xấu thì doanh nghiệp bị ảnh hưởng và ngược lại.

Cần lưu ý đối ngoại là hoạt động hỗ trợ cho doanh nghiệp, không phải là loại hoạt động làm ra sản phẩm. Vì vậy một  người làm đối ngoại giỏi bao giờ cũng  cần một người “xếp” hiểu biết và có chiến lược, đủ tầm để hỗ trợ cho hoạt động đối ngoại đạt hiệu quả và biết đánh giá đúng thành quả đó.