(Được tạo bởi Quản trị viên 2 - 05-12-2017)

Các nhà nhập khẩu gia vị và thảo mộc châu Âu luôn yêu cầu chất lượng tuyệt hảo, an toàn thực phẩm và giá cả cạnh tranh. Ngoài ra, một số người mua cũng muốn có sự đảm bảo về tính bền vững của quá trình sản xuất. Dưới đây là mười lời khuyên cần lưu ý khi kinh doanh gia vị và thảo mộc với các nhà nhập khẩu châu Âu.

1. Đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu

Thị trường châu Âu luôn đòi hỏi rất cao về chất lượng thực phẩm. Nhiều người mua hàng thường có các nhà quản lý chất lượng chịu trách nhiệm giám sát chất lượng của thực phẩm và các nguyên vật liệu mà họ mua. Những người này có quyền thực hiện hoặc bãi bỏ hợp đồng. Do vậy, bạn phải biết các yêu cầu của họ là gì và phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu đó.

Chất lượng trong ngành gia vị và thảo mộc được điều chỉnh bằng các tiêu chuẩn riêng biệt, chẳng hạn như qui định bởi Hiệp hội Gia vị châu Âu (ESA) và Hiệp hội Buôn bán Gia vị Hoa Kỳ (ASTA). Hãy nghiên cứu các tiêu chuẩn này vì đây là một tài liệu tham khảo quan trọng cho các công ty trong ngành gia vị.

2. Tuân thủ các yêu cầu về an toàn thực phẩm

Để đảm bảo an toàn thực phẩm, bạn sẽ phải tuân thủ những yêu cầu và thủ tục pháp lý nghiêm ngặt được quy định trong Quy chế Luật Thực phẩm Chung. Bạn cũng cần phải thực hiện GMP (thực hành sản xuất tốt) và hệ thống an toàn thực phẩm như HACCP.

Một khi bạn đã đáp ứng được, hãy lập hồ sơ chứng minh về hệ thống chất lượng của bạn. Điều này sẽ giúp hạn chế các vấn đề phát sinh sau này, chẳng hạn như các lô hàng bị từ chối hoặc các khiếu nại về chất lượng.

Ủy ban châu Âu (EC) có một cổng thông tin chuyên biệt để cảnh báo về an toàn thực phẩm - Hệ thống cảnh báo nhanh về Thực phẩm và Thức ăn chăn nuôi. Các thông báo sẽ chỉ cho bạn những vấn đề mà các nhà cung cấp thường gặp phải trong quá trình kiểm tra hải quan và cách xử lý.

Cần lưu ý rằng người mua hàng cũng có thể có những yêu cầu cá nhân riêng và mong muốn bạn tuân thủ.

Lưu ý: Hãy thành thực về chứng nhận an toàn thực phẩm của bạn. Nếu bạn không hội đủ điều kiện, bạn có thể thử giao dịch với các quốc gia không yêu cầu những tiêu chuẩn bổ sung này (ví dụ như với các người mua ở Đông Âu và Nam Âu).

3. Cung cấp thông tin sản phẩm rõ ràng

Thông số kỹ thuật sản phẩm của bạn là thông tin thiết yếu cần có trong tay khi có các yêu cầu đặt hàng và khi bạn muốn phát hành một bản báo giá.

Các thông tin khác như bản phân tích phòng thí nghiệm và các chứng chỉ chất lượng và an toàn sẽ hỗ trợ quá trình bán hàng của bạn.

Các thông số sản phẩm xác định các đặc tính của sản phẩm và có thể trở thành một phần trong hợp đồng của bạn, bao gồm mô tả về sản phẩm của bạn, phân hạng, độ tinh khiết, các quy trình cụ thể được áp dụng như tiệt trùng bằng hơi nước cũng như các mức độ chất gây ô nhiễm khả dụng. Nếu sản phẩm của bạn có tiếp xúc với bất kỳ chất gây dị ứng nào, cũng phải được kê khai.

Người mua châu Âu có thể muốn có mức chế biến gia vị và thảo mộc sâu hơn, chẳng hạn như ép, nghiền và pha trộn. Đây là một xu hướng ngày càng tăng, theo đó sản phẩm được chế biến tại nguồn trước khi xuất khẩu sang châu Âu. Nếu bạn có những khả năng này, nên đưa vào thông tin sản phẩm và đưa lên trang web của bạn.

Lưu ý: Hỏi người mua hàng về các thông số kỹ thuật sản phẩm của họ và so sánh với sản phẩm của bạn. Hãy xác định mức độ chênh lệch và thương lượng trước khi thực hiện thỏa thuận.

4. Phát triển thương hiệu

Mặc dù sẽ giao dịch với các doanh nghiệp chứ không phải chính người tiêu dùng, bạn vẫn nên phát triển thương hiệu. Điều này liên quan đến việc truyền thông nhất quán trên tất cả các phương tiện truyền thông bao gồm trang web, các mạng truyền thông xã hội, email, bản tin, bản báo giá, thư từ và danh thiếp.

Cách bạn trình bày về mình cũng quan trọng. Hãy tạo một thông điệp rõ ràng theo một phong cách nhất quán. Giải thích rõ công ty bạn làm gì, sản phẩm của bạn là gì, quy trình hoạt động như thế nào, bạn có những chứng nhận gì và sứ mệnh kinh doanh của bạn là gì.

Hãy hướng thông tin này đến những người mua tiềm năng của bạn, chọn những từ ngữ dễ hiểu và liên quan nhằm thu hút họ.

Hãy nhớ là phải trung thực, không quảng cáo các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn không thể đáp ứng.

Lưu ý: Hãy xác định và quảng bá các lợi điểm bán hàng độc đáo của bạn (USPs), bao gồm trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), thực hành sản xuất tốt (GMPs), các tiêu chuẩn thực phẩm như HACCP…

5. Định giá hợp lý

Luôn cập nhật về biến động giá và các xu hướng thị trường để biết được nên chào mức giá nào, hoặc liệu người mua hàng của bạn có đưa ra mức giá chấp nhận được trên thị trường hay không.

Khi bán hàng sang châu Âu, thoạt đầu bạn sẽ phải phụ thuộc vào giá bán do thương nhân đưa ra. Một khi bạn đã quen thuộc với thị trường và có thể dự đoán được xu hướng thị trường, bạn có thể dễ dàng định ra mức giá của riêng mình. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng giá cả các loại thảo mộc và gia vị được quyết định bởi thị trường quốc tế nên tính linh hoạt trong việc định giá của bạn sẽ rất hạn chế.

Đa dạng hóa danh mục khách hàng của bạn cũng là một cách để tìm kiếm nhiều người mua hơn và hy vọng có thêm nhiều người mua hàng trả giá tốt hơn một chút. Việc này sẽ mất thời gian, bạn phải thận trọng đừng cạnh tranh về giá với chính khách hàng của mình.

Sự khan hiếm sản phẩm đã gây ra mối lo ngại trong giới kinh doanh gia vị và làm gia tăng giá cả. Mặc dù điều này có vẻ là tin tốt lành cho giới nông dân và các nhà xuất khẩu nhưng cũng khiến cho việc tìm nguồn cung ứng gia vị và thảo mộc trở nên khó khăn hơn. Việc nâng cao các yêu cầu về chất lượng cũng là một thách thức khác cho việc thu mua sản phẩm có chất lượng tốt nên cũng tác động đến giá cả.

6. Chọn cẩn thận phân khúc thị trường và kênh phân phối

Khi bắt đầu tìm kiếm người mua hàng, hãy khoan suy nghĩ về lai lịch những người mua mà bạn muốn giao dịch mà hãy nghĩ đến các phân khúc thị trường bạn muốn nhắm đến, sau đó mới đến các kênh phân phối.

Chẳng hạn: nếu bạn đang bán gia vị với khối lượng lớn, phân khúc thị trường của bạn là thị trường công nghiệp của các công ty đóng gói gia vị và các nhà sản xuất thực phẩm sử dụng gia vị. Bạn có thể giao dịch trực tiếp với họ hoặc thông qua các nhà nhập khẩu và các đại lý.

Nếu bạn bán các loại gia vị được đóng gói để bán lẻ, phân khúc thị trường của bạn là thị trường tiêu dùng hoặc ăn uống. Bạn nên tìm kiếm các nhà phân phối và các đại lý thuộc thị trường chuyên biệt này.

Nếu bạn xuất khẩu gia vị và thảo mộc hữu cơ, nên hướng đến thị trường ngách về các sản phẩm thực phẩm hữu cơ. Phân khúc này được chuyên trách bởi các nhà nhập khẩu hoàn toàn khác với thị trường gia vị chung.

Lưu ý: Hãy chuẩn bị cẩn thận một kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, như thế các quyết định của bạn về các thị trường mục tiêu và các kênh phân phối sẽ dựa trên cách tiếp cận có hệ thống.

7. Gặp gỡ trực tiếp người mua hàng

Trong lĩnh vực gia vị và thảo mộc, mối liên hệ cá nhân là rất quan trọng, nhất là khi bạn muốn xây dựng mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Hãy cố gắng gặp gỡ trực tiếp khách hàng ngay trong giai đoạn đầu xây dựng mối quan hệ. Việc này sẽ đặt nền móng cho việc thực hiện các thoả thuận và giải quyết các vấn đề sau này.

Nếu bạn không thể gặp trực tiếp người mua hàng, bạn có thể thử sắp xếp các cuộc họp qua điện thoại hoặc Skype.

8. Bao bì và vận chuyển thích hợp

Phải đảm bảo được rằng sản phẩm của bạn được bảo vệ tốt trong suốt quá trình vận chuyển. Nhiệt, độ ẩm và chuyển động có thể làm hỏng lô hàng của bạn. Gia vị phải được sấy khô đúng cách, đóng gói và sắp xếp phù hợp để vận chuyển.

Các điều kiện vận chuyển gia vị và thảo mộc thường là:

• Free on Board (FOB) - ghi nơi xuất xứ.

• Cost and Freight (CFR) – ghi nơi đến: giao hàng đến cảng xuất khẩu hoặc đến cảng đến.

• Cost Insurance Freight (CIF) - ghi nơi đến: giống như ở trên nhưng có thêm bảo hiểm.

Hầu hết người mua hàng sẽ thuê một đại lý giao nhận để sắp xếp việc vận chuyển sau đó. Thời gian chuẩn bị hàng và thời gian giao hàng là những yếu tố rất quan trọng khi quản lý xuất khẩu. Hãy đảm bảo đúng thời hạn và không bao giờ thực hiện những thoả thuận mà bạn không thể đáp ứng.

9. Hiểu rõ được sự khác biệt về văn hoá kinh doanh

Văn hoá kinh doanh khác biệt đáng kể theo từng quốc gia. Cách bạn thường kinh doanh trước nay có thể hoàn toàn khác với cách người mua kinh doanh ở châu Âu.

Để cảm thấy thoải mái khi giao dịch với người mua hàng châu Âu, điều quan trọng là phải có sự hiểu biết cơ bản về họ là ai và phải thích ứng với phong cách kinh doanh của họ.

Các thương nhân gia vị không khác gì lắm so với các nhà kinh doanh châu Âu khác: hầu hết đều chuyên nghiệp, thực dụng và trực tiếp. Họ coi trọng cảm xúc cá nhân khi liên hệ với bạn, nhưng ưu tiên vẫn là các khía cạnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

10. Giao những gì bạn hứa

Sai lầm số 1 thường mắc phải khi giao dịch với người mua hàng châu Âu là đưa ra những lời hứa mà bạn không thể giữ được. Bạn cần phải thực tế và trung thực về những gì bạn có thể chào bán. Nếu không thì mối quan hệ kinh doanh của bạn sẽ sớm trở nên tồi tệ.

Các vấn đề quan trọng ở đây là bạn phải cung cấp sản phẩm theo đúng các thông số kỹ thuật mà bạn đã thỏa thuận với người mua, thời gian giao hàng và các yêu cầu đóng gói đã được nhất trí.

Nếu bạn biết được bất kỳ thiếu sót nào trong sản phẩm của mình (ví dụ như không đúng với chất lượng mẫu), bạn phải thảo luận ngay với người mua của mình. Bạn phải nhanh chóng thông báo cho người mua về các vấn đề và góp phần giải quyết vấn đề đó.

Việc buôn bán các sản phẩm trên toàn thế giới là một quá trình kéo dài liên quan đến nhiều công ty khác nhau và nói chung có thể sai sót đâu đó. Là một nhà xuất khẩu, bạn cần chủ động giải quyết các sai sót đó.